1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf unserer Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website? Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten? Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Hausverwaltung Stähler KG
Marburger Str. 10
57223 Kreuztal
Telefon: 0 27 32 – 55 96 00
Mobil: 01 79 – 9 49 69 52
Fax: 0 27 32 – 55 96 0 – 19
E-Mail: info@hausverwaltung-staehler.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Auskunft, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

3. Datenerfassung auf unserer Website

Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.
Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z. B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z. B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular (oder per E-Mail) Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Immobilien Scout GmbH

Unsere Website bindet per Iframe Angebote der von Immobilien Scout GmbH betriebenen Seite www.immobilienscout24.de ein. Betreiber der Seiten ist die Immobilien Scout GmbH, Andreasstr. 10, 10243 Berlin.
Wenn Sie unsere Seite „Angebot“ besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von immobilienscout24.de hergestellt. Dabei wird dem immobilienscout24.de-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem immobilienscout24.de-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie immobilienscout24.de, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem immobilienscout24.de-Account ausloggen. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von immobilienscout24.de unter: https://www.immobilienscout24.de/agb/datenschutz.html

Service-Zugang

Wenn Sie das Portal https://portal.hausverwaltung-staehler.de/ (Service-Zugang) besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von Immoware24.de hergestellt. Wenn Sie sich im Portal einloggen, werden Cookies für die Sitzung gesetzt, die Sie Ihrem persönlichen Portal zuordnen. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Immoware24.de unter: https://www.immoware24.de/unternehmen/datenschutzerklaerung/

4. Datenverarbeitung im Rahmen der Immobilienverwaltung

Als Verwalter für die Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. die Wohnungseigentümer und auch deren Mieter verarbeiten wir personenbezogene Daten. Für diese Datenverarbeitung gelten die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Selbstverständlich behandeln wir Ihre Daten konform zu den Datenschutzbestimmungen.
Für die Durchführung des Verwaltungsauftrages benötigen wir den Namen der Eigentümer, deren Anschrift, die Bezeichnung des Wohnungs- oder Teileigentums sowie die Bankverbindung. Ebenso speichern und verwenden wir Ihre Mailadresse und Ihre Telefonnummer, soweit Sie uns diese bekannt gegeben haben.
Wir verwenden diese Daten ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Verwaltungsauftrags; sie werden daher nur durch uns zum Zwecke der Kommunikation mit Ihnen, der Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung verwandt.
Ihre Kommunikationsdaten geben wir nur dann an Dritte heraus, wenn diese zur Ausübung einer unmittelbar mit der Verwaltung der Immobilie zusammenhängenden Tätigkeit benötigt werden (z. B. Handwerksunternehmen zur Vereinbarung eines Ortstermins oder Dienstleister zur Erstellung der verbrauchsabhängigen Abrechnung).
Diese Datenverwendung ist durch Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO gedeckt, weil sie nur der Durchführung des Verwaltungsauftrags dient, und bedarf keiner ausdrücklichen Einwilligung.

4.1 Einsatz von KI-Systemen in unserer Verwaltung

Wir setzen in unserer Immobilienverwaltung verschiedene KI-gestützte Systeme ein, um Abläufe zu unterstützen, Informationen bereitzustellen und unsere Kommunikation effizient zu gestalten. Hierzu gehören insbesondere:
• eine Telefon-KI des externen Dienstleisters „Hey Vera“ zur Unterstützung bei der Annahme und Dokumentation von Telefongesprächen,
• KI-gestützte Werkzeuge wie „Haufe CoPilot Real Estate“ und „ChatGPT“ als Formulierungshilfen und Wissensdatenbanken.
Der Einsatz dieser Systeme erfolgt nicht im rechtsfreien Raum. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Vorgaben der DSGVO.

4.2 Telefonische Erreichbarkeit über einen KI-Assistenten

Eingehende Anrufe unter 02732 559600 nimmt eine digitale Assistentin entgegen. Zu Beginn des Gesprächs weist die Assistentin darauf hin, dass es sich um eine digitale Assistentin handelt und dass Hinweise zum Datenschutz online zu finden sind. Sie können das Gespräch jederzeit beenden. Sie können außerdem um Weiterleitung an einen Mitarbeitenden oder Rückruf bitten.

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir nehmen Ihr Anliegen entgegen, erfassen es strukturiert und leiten es an die zuständige Stelle in unserem Haus weiter. Dazu wandelt das System Ihre gesprochenen Worte in Text um, wertet den Text aus und antwortet Ihnen sprachlich.
Verarbeitet werden Ihre Rufnummer, der Inhalt des Gesprächs als Text, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs sowie die Angaben, die Sie im Gespräch machen, etwa Ihr Name, die betroffene Immobilie oder Ihr Anliegen. Das Gesprächsaudio wird während des Anrufs verarbeitet und nicht gespeichert. Die Umwandlung der Sprache in Text und die Sprachausgabe erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Das Sprachmodell, das das Gespräch führt und den Gesprächstext auswertet, verarbeitet die Daten in den Vereinigten Staaten.

Rechtsgrundlage

Bestehen zwischen Ihnen und uns vertragliche Beziehungen, etwa als Eigentümerin, Eigentümer, Mieterin oder Mieter einer von uns verwalteten Immobilie, verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung dieses Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen übrigen Fällen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, telefonisch durchgehend erreichbar zu sein, Anliegen vollständig aufzunehmen und sie ohne Wartezeit an die zuständige Stelle zu bringen. Wir haben Ihre Interessen und unsere gegeneinander abgewogen: Die Verarbeitung beschränkt sich auf das, was Sie im Gespräch von sich aus mitteilen, und das Audio wird nicht gespeichert.

Empfänger

Für den Betrieb der digitalen Assistentin setzen wir die HeyVera GmbH, Dresdener Straße 113b, 10179 Berlin, als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO ein. HeyVera bindet weitere Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachmodelle. Die vollständige Liste dieser Unternehmen mit Sitz, Verarbeitungsort und Garantien für Übermittlungen in Drittländer finden Sie unter www.heyvera.de/unterauftragsverarbeiter. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie über info@hausverwaltung-staehler.de.

Speicherdauer

Wir speichern das Gesprächsprotokoll so lange, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Auf Ihren Antrag löschen wir Ihre Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

4.3 KI-gestützte Formulierungshilfen und Wissensdatenbanken (Haufe CoPilot RE, ChatGPT)

Art und Zweck der Verarbeitung

Für die inhaltliche Vorbereitung und Ausgestaltung unserer Schreiben, Auskünfte und Informationen nutzen wir KI-gestützte Werkzeuge, insbesondere „Haufe CoPilot Real Estate“ und „ChatGPT“. Diese Systeme dienen als Formulierungshilfen und Wissensdatenbanken. Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden beispielsweise bei:
• der Erstellung von Textentwürfen,
• der sprachlichen Optimierung und Strukturierung von Dokumenten,
• der Recherche und Aufbereitung fachlicher Inhalte.
Wir achten darauf, dass personenbezogene Daten – insbesondere sensible Daten – möglichst nicht in externe KI-Systeme eingegeben werden, und nutzen die Werkzeuge vorrangig zur sprachlichen und strukturellen Unterstützung. Sofern im Einzelfall personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf der nachstehenden Rechtsgrundlage.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für eine etwaige Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang ist die Erfüllung eines Vertrages bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit die Verarbeitung für die Erbringung unserer vertraglichen Leistungen erforderlich ist, sowie unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer effizienten, fachlich fundierten und standardisierten Erstellung von Schreiben und Informationen.

Empfänger / Weitergabe

Soweit externe KI-Dienste eingebunden werden, erfolgt deren Einsatz im Rahmen der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben. Personenbezogene Daten werden nur an solche Dienstleister übermittelt, die vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzanforderungen verpflichtet sind und bei denen ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Interne Zugriffe sind auf die jeweils zuständigen Mitarbeitenden beschränkt.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung von KI-gestützten Formulierungshilfen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs, zur Dokumentation und zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder auf das für Dokumentationszwecke notwendige Maß reduziert.

4.4 KI-gestützte Belegerkennung und Buchung im Hausverwaltungsprogramm

Art und Zweck der Verarbeitung

In unserem Hausverwaltungsprogramm nutzen wir eine KI-gestützte Funktion zur automatischen Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen und sonstigen Buchungsbelegen. Die KI liest die Belegdaten aus, ordnet sie den jeweils betroffenen Objekten, Kostenarten und Konten zu und unterstützt die Verbuchung in unserer Finanz- und Hausgeldabrechnung.
Dabei werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet, soweit sie auf den Belegen enthalten sind:
• Namen und Kontaktdaten von Dienstleistern, Lieferanten oder sonstigen Vertragspartnern,
• Bankverbindungen und Zahlungsinformationen,
• Vorgangs- und Rechnungsnummern sowie Leistungsbeschreibungen, soweit ein Personenbezug besteht.
Zweck der Verarbeitung ist die effiziente, nachvollziehbare und fehlerarme Erfassung und Verbuchung von Rechnungen und sonstigen Zahlungsbelegen im Rahmen unserer Immobilienverwaltung.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung bestehender Verträge bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit unseren Vertragspartnern und Eigentümern/Mietern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit die Verarbeitung zur ordnungsgemäßen Abrechnung und Zahlungsabwicklung erforderlich ist, sowie unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer automatisierten, strukturierten und revisionssicheren Belegverarbeitung in der Immobilienverwaltung.

Empfänger / Weitergabe

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb unseres Hausverwaltungssystems. Der Softwareanbieter ist als Dienstleister nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Vorgaben eingebunden und vertraglich zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus verpflichtet. Eine Weitergabe der in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung) oder zur Abwicklung konkreter Vorgänge erforderlich ist.

Speicherdauer

Die im Rahmen der KI-gestützten Belegerkennung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für handels- und steuerrechtliche Unterlagen gespeichert und nach deren Ablauf gelöscht oder auf ein für Dokumentationszwecke erforderliches Maß reduziert.

4.5 Kundenportal (immoware24)

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir stellen unseren Kunden (z. B. Eigentümern, Mietern, Beiräten) ein webbasiertes Kundenportal über den Dienst „immoware24“ zur Verfügung. Über dieses Portal können Sie u. a. Stammdaten einsehen, Dokumente (z. B. Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle) abrufen, Mitteilungen übermitteln und Vorgänge rund um die Verwaltung der Immobilie digital bearbeiten.
Im Rahmen der Nutzung des Portals werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
• Identifikations- und Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung),
• Vertrags- und Objektinformationen (z. B. Wohnung, Miteigentumsanteile, Mietvertragsdaten),
• Dokumente und Abrechnungsdaten,
• Kommunikationsinhalte, die Sie über das Portal einstellen, sowie Nutzungsdaten, die zur technischen Bereitstellung und Sicherheit des Portals erforderlich sind.
Zweck der Verarbeitung ist die sichere, nachvollziehbare und effiziente Bereitstellung verwaltungsrelevanter Informationen sowie die Vereinfachung der Kommunikation zwischen Ihnen und uns.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des mit Ihnen bestehenden Vertragsverhältnisses bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), soweit die Nutzung des Portals zur Verwaltung des Miet- bzw. Eigentumsverhältnisses erforderlich ist, sowie unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer zeitgemäßen, transparenten und strukturierten Kommunikation und Bereitstellung von Unterlagen im Rahmen der Immobilienverwaltung.

Empfänger / Weitergabe

Das Kundenportal wird technisch durch den Dienstleister immoware24 betrieben, den wir im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben eingebunden und vertraglich zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus verpflichtet haben. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich die jeweils zuständigen Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre im Portal geführten Daten. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Abwicklung konkreter Vorgänge erforderlich ist.

Speicherdauer

Die im Kundenportal verarbeiteten personenbezogenen Daten werden für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses und darüber hinaus entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder auf das für Dokumentationszwecke notwendige Maß reduziert. Zugangsdaten und Portal-Accounts werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. nach Löschungsanforderung deaktiviert.

4.6 Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten – insbesondere beim Einsatz von KI-Systemen – stehen Ihnen die nach der DSGVO vorgesehenen Rechte zu. Sie haben insbesondere das Recht:
• auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
• auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten,
• auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• auf Einschränkung der Verarbeitung in den gesetzlich vorgesehenen Fällen,
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen,
• auf Datenübertragbarkeit, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.
Bitte richten Sie Ihre schriftliche Anfrage an: Hausverwaltung Stähler KG, Marburger Str. 10, oder an die E-Mail-Adresse info@hausverwaltung-staehler.de.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.